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Student Parent Handbook

Mantenimiento y divulgación de expendientes escolares

A. Definiciones de padres y estudiante calificado
 
  1. Se considera como padre al padre o madre natural, un tutor legal, turor legal ad item o una persona que actúe en calidad de padre o madre en ausencia de cualquiera de ellos. Cuando los padres del estudiante están divorciados, ambos padres tienen plenos derechos bajo esta política, a menos que un tribunal o un documento legalmente vinculante que especifique lo contrario sea entregado a los funcionarios escolares. Junto con los expedientes acumulativos del estudiante debe incluirse una copia de la orden del tribunal que restringe el acceso del padre o la madre a los expedientes del estudiante, y que el personal escolar debe acatar.
  2. Un estudiante calificado es toda persona de 18 años o más o que asiste a una institución postsecundaria.
 
B. Definiciones de registros; tipos de registros; ubicación de los registros
 
Los expedientes escolares protegidos por esta política contemplan todos los datos, expedientes, vídeos, fotografías, documentos y otros materiales en formato físico o electrónico que contengan información que guarde directa relación con el estudiante. Entre estos expedientes no se incluyen los expedientes preparados por personal escolar que estén en posesión exclusiva de la persona que los creó y que no pueden revelarse ni entregarse a terceros, salvo a un reemplazante provisorio de la persona que creó dichos expedientes.
 
  1. El director es el custodio principal de los expedientes escolares que se mantienen en la escuela, incluyendo el archivo acumulativo de cada estudiante, y si corresponde, el archivo confidencial de los mismos. Cada expediente escolar es mantenido y divulgado de acuerdo con esta política por el director de la escuela actual o última del estudiante. Los expedientes se mantienen en la oficina administrativa de cada escuela.
a. El archivo acumulativo de un estudiante puede incluir, pero no se limita a: una fotografía del estudiante; una hoja de datos personales; calificaciones de pruebas de logros, académicas, de aptitudes y otras pruebas estandarizadas; evaluaciones de alfabetismo; expedientes de calificaciones; un certificado de nacimiento; registros de inmunizaciones; información médica de emergencia y otra información de salud; e información de antecedentes familiares.
b. El archivo confidencial del estudiante contiene información sobre remisiones, identificación y servicios para estudiantes con necesidades especiales, discapacitados y superdotados. Las carpetas se mantienen en la escuela a la cual asisten los estudiantes en un lugar seguro y forman parte de sus antecedentes oficiales. La oficina central del Sistema de Escuelas Públicas del Condado Wake también puede mantener copias de expedientes de educación especial. En la Política 6300.J encontrará más información sobre estos expedientes.
 
2.  Los expedientes oficiales deben mantenerse de forma permanente y deben incluir: la fecha de nacimiento, información de asistencia, calificaciones y promociones, y expedientes disciplinarios, incluyendo la notificación de toda expulsión o suspensión de largo plazo (suspensión por un período superior a 10 días) y la conducta por la cual el estudiante fue expulsado o suspendido. El Superintendente o el delegado pueden eliminar un aviso de expulsión o suspensión de largo plazo del expediente del estudiante si se cumplen todos los siguientes criterios: (1) el estudiante se gradúa de la escuela superior o no se le suspende ni expulsa en un período de dos años posterior al retorno del estudiante a la escuela después de la suspensión o expulsión. (2) El Superintendente o el designado determinan que ya no es necesario mantener el expediente para mantener a las escuelas seguras y ordenadas; y (3) El Superintendente o el designado determinan que ya no es necesario mantener el expediente para servir adecuadamente al estudiante. El Superintendente o el delegado eliminarán un aviso de expulsión o suspensión de largo plazo si se cumplen los criterios antedichos y si los padres, el estudiante calificado, estudiante casado, o estudiante que tenga al menos 16 años solicitan su eliminación.
 
3. Se pueden mantener expedientes escolares provisorios, pero estos se revisarán anualmente y destruirán cuando ya no sean útiles o cuando el estudiante se gradúe, y siempre que no haya alguna solicitud pendiente de investigación. Records Retention and Disposition Schedule, North Carolina Department of Cultural Resources, Division of Archives and History, 1999 (Programa de Retención y Disposición de los Expedientes, Departamento de Recursos Culturales de Carolina del Norte, División de Expedientes e Historia, 1999.)
 
4. Entre los antecedentes judiciales de menores se incluye la documentación o información relacionada con estudiantes que están bajo la jurisdicción de un tribunal de menores. Según el Estatuto General, dichos expedientes pueden ser recibidos por organismos policiales o locales autorizados para compartir la información relacionada con jóvenes 7B3100. En las reglamentos y procedimientos administrativos adoptados conforme esta política aparece una lista de los organismos y la orden que autoriza la divulgación de la información. Estos documentos no formarán parte de los expedientes oficiales del estudiante, sin embargo el director los mantendrá guardados en un lugar seguro separados de los demás expedientes. En ninguna circunstancia el director hará copias de dichos documentos.
 
Los expedientes judiciales de menores se usarán exclusivamente para proteger la seguridad o para mejorar las oportunidades de educación del estudiante o de terceros. El director puede compartir dichos expedentes con personas que participan como consejeros, maestros o supervisores directos del estudiante y que necesitan conocer específicamente los antecedentes para proteger la seguridad del estudiante y de terceros.
 
Los documentos de los menores serán destruidos por el director, si este recibe una notificación de que el tribunal ya no tiene jurisdicción sobre el estudiante o si el tribunal autoriza la petición del estudiante de que dichos documentos sean eliminados. Toda la demás información proveniente de la revisión de los expedientes de menores será destruida cuando el director determine que dicha información ya no se necesita para proteger la seguridad o para mejorar las oportunidades de educación del estudiante o de terceros. Si el estudiante se gradúa, se retira de la escuela, es transferido a otra escuela, suspendido por el resto del año escolar, o es expulsado, el director regresará todos los documentos no destruidos al consejero del tribunal de menores. Si el estudiante es transferido, el director proporcionará al consejero del tribunal de menores el nombre y dirección de la escuela a la cual fue transferido el estudiante.
 
5. Tras la notificación de la desaparición de un niño por parte de un organismo policial o del Centro de Personas Extraviadas de Carolina del Norte (North Carolina Center for Missing Persons), la escuela marcará los expedientes del niño que está o estuvo matriculado en la escuela y que se encuentre extraviado. Si otro sistema escolar solicita los expedientes del niño, el director notificará de ello al Superintendente y al organismo que notificó a la escuela que el menor se encontraba extraviado y le entregará al organismo una copia de toda solicitud escrita de información relacionada con los expedientes del menor extraviado.
 
a. Una vez que un niño sea transferido al Sistema de Escuelas Públicas del Condado Wake proveniente de otro sistema escolar, el director obtendrá los expedientes escolares de la antigua escuela del estudiante, dentro de treinta (30) días tras matricularse el estudiante en su nueva escuela. Si los padres del estudiante proporcionan una copia de los expedientes, el director solicitará la verificación por escrito de dichos expedientes dentro de treinta (30) días tras matricularse el estudiante en su nueva escuela. Toda información recibida que indique que el menor transferido es un niño extraviado se informará oportunamente al Superintendente y al Centro de Personas Extraviadas de Carolina del Norte.
 
C. Quién puede revisar y consultar los expedientes escolares
 
Los padres o el estudiante calificado podrán revisar y consultar los expedientes escolares si lo solicitan según corresponda. Sólo se autorizará el acceso a los expedientes solicitados. Si la información contenida en los expedientes incluye datos sobre otro estudiante, los padres o el estudiante calificado tienen derecho a revisar y consultar sólo la parte de los expedientes que tiene relación con el estudiante calificado u obtener información específica sobre el mismo.
 
Cuando un estudiante se convierte en estudiante elegible, los derechos de los padres según esta política se terminan y todos estos derechos se transfieren al estudiante con una excepción: los padres de un estudiante elegible, que está clasificado como un dependiente de los padres para propósitos de declaración de impuestos, pueden revisar los registros del hijo sin el consentimiento del estudiante.
 
D. Derecho a revisar y consultar los expedientes escolares
 
Excepto según las modificaciones en la política 6300.F. las solicitudes para consultar los expedientes escolares, incluyendo aquellos que se mantienen en archivos electrónicos, deben hacerse por escrito al director o consejero de la escuela. La consulta se programará dentro de un período razonable de tiempo, a más tardar dentro de 45 días calendario una vez que el director o el consejero guía hayan recibido la solicitud. La consulta formal de todos los expedientes de un estudiante se realizará sólo en presencia del director o de un funcionario escolar designado por el director.
 
E. Copias de los expedientes escolares
 
Se proporcionarán copias de los expedientes escolares dentro de 45 días calendario tras recibirse la solicitud por escrito de los padres o del estudiante calificado. Los padres o el estudiante calificado deberán pagar una cuota por las copias de los expedientes escolares, siempre que el propósito del cobro no sea impedir efectivamente que estas personas ejerzan su derecho a revisar y consultar dichos expedientes. Además, a los estudiantes se les proporcionarán gratuitamente hasta tres expedientes de calificaciones por año calendario de instrucción escolar a fin de usarlos para fines de admisiones potenciales en instituciones postsuperiores. En las reglamentos y procedimientos administrativos adoptados conforme esta política aparecerá el programa de cobro de cuotas por la obtención de copias de expedientes de calificaciones adicionales y otros expedientes escolares.
 
F. Divulgación de expedientes escolares
 
Salvo en las circunstancias descritas a continuación, los padres o el estudiante calificado deben dar su consentimiento por escrito antes de que se divulgue información de identificación personal contenida en los expedientes escolares.Cuando se divulgue información de identificación personal sin el consentimiento por escrito de los padres o el estudiante calificado, la parte que obtenga la información deberá comprometerse a no divulgarla a nadie sin el consentimiento por escrito de los padres o el estudiante calificado. Esta restricción no rige para la divulgación de datos personales (inciso la continuación) ni la información divulgada según una orden judicial o citación (inciso D a continuación). La información puede ser divulgada sin consentimiento previo a las siguientes personas o en las siguientes circunstancias:
 
1. Funcionarios del sistema escolar que tengan la necesidad educativa legítima de consultar los antecedentes escolares. Un funcionario escolar es una persona empleada por el sistema escolar como un administrador, supervisor, instructor o miembro del personal de apoyo (incluido el personal de salud o médico, la seguridad de la escuela y los funcionarios de recursos escolares); un miembro de la junta escolar; o una persona o compañía con quien el sistema escolar tiene un contrato para realizar una tarea especial (tal como un abogado, auditor, asesor médico o terapeuta). Un funcionario escolar tiene un interés educativo legítimo si necesita revisar un expediente escolar a fin de cumplir con su responsabilidad profesional.
 
2. Funcionarios escolares de otras escuelas y sistemas escolares en los cuales el estudiante se matricule o desee matricularse, siempre que a los padres o al estudiante calificado se les avise de dicha divulgación, ya sea mediante la notificación anual incluida en el manual para padres y estudiantes del sistema WCPSS o mediante un aviso específico individual. Si lo solicitan, el sistema WCPSS proporcionará a los padres o al estudiante calificado (i) una copia de los expedientes divulgados y/o (ii) la oportunidad de impugnar el contenido de los expedientes.
 
3. Representantes del gobierno federal y autoridades educativas locales y estatales, con el propósito de efectuar auditorías, evaluaciones, ejecutar o hacer cumplir los programas educativos apoyados a nivel federal o estatal.
 
4. Personas que actúen bajo una orden judicial o citación. Antes de divulgar los expedientes bajo esta disposición, el director debe verificar que la citación sea legal. Antes de divulgar los expedientes bajo esta excepción, el director o su delegado deberán hacer todos los esfuerzos posibles por avisar a los padres o al estudiante calificado de la solicitud de divulgación de antecedentes.
 
5. En procesos judiciales, sin una orden judicial o comparendo, los antecedentes escolares que sean pertinentes para tal acción legal, si los padres o el estudiante calificado inician una acción legal contra la escuela o viceversa.
 
6. Organizaciones de ayuda financiera, si la divulgación está relacionada con la postulación del estudiante para recibir ayuda financiera.
         
7. Organizaciones acreditadoras, en la medida necesaria que les permita ejercer sus funciones
 
8. Organizaciones que realicen estudios educativos, siempre que el propósito de los estudios sea formular, validar o administrar pruebas predictivas, administrar programas de ayuda estudiantil o mejorar la instrucción escolar. El estudio debe realizarse de tal modo que los padres o estudiantes no sean identificados por personas ajenas a la organización que lleva a cabo la investigación. Además, la información contenida en los expedientes del estudiante debe destruirse cuando ya no se necesite para los propósitos del estudio.
 
9. A las personas pertinentes en relación con una emergencia, si la divulgación de la información es necesaria para proteger la salud o seguridad del estudiante u otras personas.
 
10. Representantes del sistema judicial de menores para estudiantes que están bajo la jurisdicción de un tribunal de menores, antes de una sentencia, cuando la divulgación de los expedientes sea pertinente en cuanto a la capacidad del sistema para ayudar efectivamente al estudiante cuyos expedientes antecedentes se van a divulgar.
 
11. Los padres de un estudiante calificado, si el estudiante es clasificado como dependiente para propósitos impositivos.
 
12. Datos personales, incluyendo el nombre y grado del estudiante, la escuela actual o inmediatamente anterior, fechas de asistencia, fecha de graduación, galardones recibidos, participación en actividades y deportes reconocidos oficialmente, y el peso o estatura de integrantes de equipos deportivos.
 
Anualmente, los padres y el estudiante calificado tendrán la oportunidad de objetar la divulgación de datos personales. En caso de objeción, no se divulgarán los datos personales del estudiante.
 
13. Conforme a la ley federal, se divulgarán los nombres, direcciones y números telefónicos de los estudiantes de escuelas secundarias a los centros de reclutamiento militar e instituciones de educación superior si lo solicitan. Los padres o estudiantes calificados pueden solicitar que dicha información no se divulgue sin un consentimiento previo otorgado por ellos mismos. Los padres y estudiantes calificados serán notificados anualmente de la oportunidad de hacer dicha solicitud. Si se efectúa una solicitud, entonces sistema escolar debe cumplir con la misma y no debe divulgar el nombre, dirección ni listados de teléfonos del estudiante sin tener previo consentimiento por escrito.
 
G. Registro de solicitudes y divulgaciones de los expedientes escolares
 
1. Junto con los expedientes escolares se mantendrá un registro de cada solicitud para acceder y divulgar la información de identificación personal del estudiante. Los padres o el estudiante calificado tendrán acceso a este registro de divulgaciones. El registro incluirá:
a. Las entidades que han solicitado o recibido la información; y
b. La razón legítima para solicitar u obtener la información.
 
No se requiere incluir un registro de acceso ni las divulgaciones hechas a las siguientes personas:
a. Los padres y estudiantes calificados.
b. Funcionarios escolares que tienen un propósito educativo legítimo.
c. Entidades que solicitan datos personales.
 
H. Procesos para enmendar los expedientes escolares
 
Los padres o el estudiante calificado tendrán el derecho a impugnar, por escrito, el contenido de un documento incluido en los expedientes escolares sobre la base de que la información es incorrecta, engañosa o viola los derechos de privacidad del estudiante. Excepto según las modificaciones en la política 6300.10, las impugnaciones se procesarán de la siguiente manera:
 
1. Los padres o el estudiante calificado enviarán una solicitud de enmienda por escrito al superintendente o su delegado. La solicitud debe identificar la información en los expedientes del estudiante que supuestamente es inexacta, engañosa o que viola los derechos de privacidad del estudiante; la base para la solicitud y el cambio propuesto a los expedientes. La solicitud formará parte de los expedientes oficiales del estudiante.
 
2. El superintendente o su delegado revisará todas las peticiones escritas de enmienda a los antecedentes en cuestión. Posteriormente decidirá si el documento impugnado debe eliminarse, alterarse o permanecer tal como está. El superintendente o su delegado proporcionará una decisión por escrito a los padres o al estudiante dentro de 15 días escolares tras haber recibido la solicitud.
 
Si el superintendente o su delegado determina que los expedientes están equivocados, engañosos o que violan los derechos de privacidad del estudiante, enmendará los antecedentes según corresponda e informará de ello por escrito al impugnador. Si el superintendente o delegado determina que el expediente no es inexacto, engañoso ni que infringe los derechos de privacidad del estudiante, él o ella debe informar por escrito a los padres o al estudiante sobre el derecho de apelar la decisión del superintendente/delegado por medio del procedimiento estipulado más adelante y el derecho de incluir una declaración en el expediente del estudiante en donde se comente sobre la información imputada y/o se indique su desacuerdo con la decisión de no eliminar ni enmendar el punto impugnado. En caso de presentarse dicha declaración, esta se incluirá junto con el punto impugnado en los expedientes del estudiante, los cuales se entregarán de esta forma cuando se divulguen.
 
3. Los padres o el estudiante podrán apelar por escrito ante la junta la decisión del superintendente/delegado. La apelación debe presentarse en un plazo de cinco (5) días escolares tras haberse recibido la respuesta por escrito del superintendente/delegado descrita en el Paso I. La audiencia se llevará a cabo dentro de diez (10) días escolares tras haberse recibido la apelación por escrito o con la mayor antelación posible.
 
Tanto los padres como el estudiante pueden ser representados por un abogado. Ambas partes tendrán la oportunidad de presentar evidencia pertinente respecto de si la información imputada es incorrecta, engañosa o viola los derechos de privacidad del estudiante.
 
La junta emitirá una decisión por escrito resumiendo la evidencia y dando las razones de su decisión. Si la junta determina que los expedientes están equivocados, engañosos o que violan los derechos de privacidad del estudiante, la escuela enmendará el expediente según corresponda e informará de ello por escrito al impugnador. Si la junta determina que el expediente no está equivocado, engañoso ni viola los derechos de privacidad del estudiante, la escuela informará por escrito a los padres o al estudiante, de su derecho a incluir una declaración en el expediente comentando la información imputada y/o declarando su desacuerdo ante la decisión de no eliminar o enmendar el punto impugnado. En caso de presentarse dicha declaración, esta se incluirá junto con el punto impugnado en los expedientes del estudiante, los cuales se entregarán de esta forma cuando se divulguen.
 
I. Disponibilidad de la política para los padres
 
Si lo solicitan, los padres o el estudiante calificado podrán obtener una copia de esta política.
 
J. Archivos de Educación Especial
 
Los derechos adicionales de padres y de los estudiantes elegibles acerca de los expedientes de educación especial de los estudiantes son explicados en el Manual de los Derechos de los Padres (ec.ncpublicschools.gov/parentresources/parentsrightshandbook) y en las Políticas que Gobiernan Sevicios para Niños con Discapacidades del Departamento de Instrucción Pública de Carolina del Norte ec.ncpublicschools.gov/policies/ncpoliciesgoverning servicesforchildrenwithdisabilities).
 
K. Los padres tienen el derecho a presentar una queja ante el Departamento de Educación sobre supuestas violaciones a la Ley de privacidad de derechos de educación familiar.
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